Privatlivspolitik
(ekstern persondatapolitik)
for
BørneSpecialisterne
vedr.
behandling af persondata
Version
Dato April 2024
Antal sider 12
Tak, for dit besøg på vores hjemmeside
Det er vigtigt for os, at vi beskytter og respekterer dit privatliv i forbindelse med, at du har valgt at bruge vores ydelser i BørneSpecialisterne.
Vores ypperste mål er at behandle dine persondata forsvarligt og hensigtsmæssigt, så du kan føle dig tryg ved at bruge vores services.
Vi har høje etiske standarder og har fastsat interne procedurer, der sikrer, at vi behandler dine persondata på bedst mulige vis.
I vores privatlivspolitik kan du læse vilkårene for behandlingen af dine persondata og de rettigheder, du har i forbindelse med et samarbejde, et kommende samarbejde eller et ophørt samarbejde.
Har du spørgsmål eller kommentarer til vores privatlivspolitik – eller vil du gerne i kontakt med os i øvrigt, er du velkommen til at kontakte os på +45 3132 7070
Hvilke ydelser leverer vi
Vores virksomhed leverer Hjemmetræning, udredninger af børn, kurser og lignende.
Til brug herfor indsamler vi en række data om dig.
I de andre menuer har vi uddybet, hvad vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvad vi gør for at beskytte dine data, hvorfra vi indsamler persondataene og hvilke rettigheder, du har i den forbindelse.
Hvad er persondata?
Persondata kan være mange ting.
Det kan være navn, adresse og telefonnummer, e-mail. Det kan også være et billede eller en IP-adresse.
Persondata er alle former for information, som kan bruges til at identificere en person. Det er derfor ikke kun den enkelte oplysning, der afgør om noget kan kaldes persondata.
Hvis flere persondata tilsammen ikke kan identificere en person, men tilsammen kan, har de karakter af persondata.
Vi indsamler persondata på flere måder
Vi indsamler persondata om dig på følgende måder:
Når du henvender dig omkring et samarbejde vedrørende fx hjemmetræning, kursus og lignende, hvor du selv udleverer persondata til os.
Når du har et samarbejde med os, hvor det er nødvendigt og vigtigt i forhold til at give jer den bedste ydelse.
Du kan i menuen nedenfor læse, hvorfor vi gør det og på hvilket grundlag, vi gør det.
Vi bruger dine persondata på flere måder
Her kan du læse følgende:
• At vi indsamler og bruger dine persondata til bestemte formål
• At vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
• At vi løbende kontrollerer og opdaterer dine persondata fx ny adresse, telefonnummer mv.
• At vi videregiver dine persondata i visse tilfælde men kun altid, efter samtykke med jer
Vi indsamler og bruger dine persondata til bestemte formål
Formålet med at indsamle og bruge dine persondata kan inddeles i følgende kategorier:
1) I den første kategori er der visse persondata, vi er nødt til at kende om dig for at kunne levere vores service til dig. Det er for eksempel jeres navne, adresse, telefonnummer og mail, dvs. nødvendige identifikations- og kontaktoplysninger.
Dette udgør således vores lovlige ’behandlingsgrundlag’. Kan vi ikke behandle disse persondata, kan vi ikke levere vores service til dig.
Det kan også være, at vi har et andet behandlingsgrundlag, f.eks. at det følger af lovgivningen, at vi skal registrere og gemme visse persondata. Det er for eksempel persondata til brug for vores overholdelse af skattelovgivningen og bogføringsloven.
Ønsker vi at bruge dine persondata på en anden måde end det, vi indsamlede dem, fordi det var nødvendigt, oplyser vi dig herom, hvis ’rammen’ for det oprindelige formål overskrides. Det gør vi, før vi går i gang og oplyser dig samtidig begrundelsen herfor.
2) I den anden kategori er der visse persondata, som vi gerne vil kende om dig, så vi kan forbedre vores produkter og tjenester, tilpasse vores kommunikation og markedsføring til dig, tilpasse samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til dig, og i øvrigt optimere din relation til os, således at vi kan tilbyde dig præcis de ydelser og produkter, du har behov for.
Det er også indsamling af persondata om færden på vores hjemmeside, herunder IP-adresser og placering af cookies på din computer. Dette kan være nødvendigt for, at vores hjemmeside fungerer korrekt.
Ingen af persondataene i kategori nr. 2 er strengt nødvendige, for at vi kan levere vores service til dig. Derfor skal du afgive et udtrykkeligt samtykke, for at vi må indsamle og bruge disse persondata.
Vores behandlingsgrundlag i dette henseende er således dit samtykke.
Dit samtykke er frivilligt og hvis du har givet os det, kan du til enhver tid trække det til-bage ved at kontakte os på kontaktoplysningerne nederst i vores privatlivspolitik.
Vi gør opmærksom på, at vi i medfør af gældende dansk lovgivning har ret til at kontakte dig som kunde med tilbud om vores egne produkter, fx tilbud vedrørende hjemmetræning eller anden form for tilbud, som er tilsvarende dem, du tidligere har købt hos os. Det gælder, hvis vi har modtaget din email-adresse i forbindelse med dit køb og uanset, at du ikke har givet specifikt samtykke hertil. Hvis vi kontakter dig med sådanne tilbud, vil vi klart og tydeligt præsentere dig for muligheden for at frabede dig lignende henvendelser i fremtiden.
Ønsker vi at bruge dine persondata på en anden måde end det, vi indsamlede dem til ud fra dit samtykke, beder vi altid om dit fornyede samtykke, hvis ’rammen’ for det oprindelige formål overskrides. Det gør vi, før vi går i gang og oplyser dig samtidig begrundelsen herfor.
3) I den tredje kategori er der visse persondata, som vi opbevarer, for at vi kan varetage vores interesser i fremtiden, hvis der måtte være behov herfor. Vores behandlings-grundlag er da ’legitime interesser’, som dette forstås i gældende persondatalovgivning.
Det betyder blandt andet, at vi ud fra en konkret vurdering opbevarer dine persondata i en periode. Tidsperioden og omfanget af de persondata ved denne behandling fastsættes ud fra de kriterier, du kan se i afsnittet ’vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige’.
Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige
Vi laver en skønsmæssig vurdering for at se, hvornår vi ikke længere har brug for dine persondata. Når vi ikke længere har brug for persondataene i henhold til det formål, som vi indsamlede dem til, sletter vi dem.
Vi lægger bl.a. vægt på
– Hvor længe siden det er, vi havde en relation til dig som medarbejder, kunde, samarbejdspartner eller andet
– Om der har været dialog eller korrespondance siden da
– Om vi ved, at du kontakter os med jævne mellemrum, fx mens en bevilling behandles ved sagsbehandler, da vi gerne vil give dig så god en service som muligt.
– Om du har givet os samtykke til at opbevare persondataene, bl.a. med henblik på sene-re markedsføringstiltag
– Hvilket ansvar, vi påtager os overfor dig og hvilket ansvar, vi risikerer i relation til vores rådgivning.
Nogle persondata skal vi opbevare i minimum 5 år af hensyn til lovgivningen, bl.a. Bogføringsloven. Det er for eksempel persondata til brug for udstedelse af fakturaer, så vi kan afregne skat og moms korrekt kunne dokumentere det over for myndighederne. Oplysninger omkring jeres faglige forløb med BørneSpecialisterne slettes efter 5 år jf. Styrelsen for patientsikkerhed. TEAMS slettes umiddelbart efterfølgende, ved samarbejdets ophør. I vil modtage en mail med deadline for endelig sletning.
Det gør vi for at kunne varetage vores økonomiske interesser og retsstilling, hvis nogen måtte mene, at vi har handlet ansvarspådragende. I så fald skal vi kunne dokumentere, hvilke person-data vi har fået, hvilken aftale, der var indgået med kunden og hvad vi har gjort i forhold til kunden, så vi kan varetage vores interesser. Vi ’renser’ dokumenterne for de persondata, der ikke er nødvendige herfor.
Vi kontrollerer og opdaterer løbende dine persondata
Vi kontrollerer løbende, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er forkerte eller vildledende.
Det gør vi ved at have fastsat interne retningslinjer for hvordan, vi kontrollerer oplysningernes rigtighed fx ved løbende at opdatere vigtig information omkring jeres barn, adresseændring mv. som du/I oplyser os om. Dette er for at give dig/jer den bedste og mest fyldestgørende behandling
Vi videregiver dine persondata i disse tilfælde
Vi sælger ikke, vi offentliggør ikke og vi viderebringer ikke på anden måde dine persondata til andre, medmindre:
• Det er nødvendigt for at vi kan udføre vores service overfor dig eller
• det er nødvendigt, for at vi overholder lovgivningen, eller
• du har givet os samtykke til det, eller
• det er nødvendigt at beskytte en samarbejdspartner eller en tredjepart (der er strenge regler i lovgivningen for at skulle videregive persondata på dette grundlag).
• det er som led i vores anvendelse af databehandlere, både i og uden for EU
Hvis det er nødvendigt. Vi samarbejder med udvalgte og betroede partnere om at levere vores service til dig, bl.a. samarbejdspartnere, som er tilknyttet eller skal tilknyttes jeres barn bl.a. databehandler.
Til dem viderebringer vi de nødvendige persondata, således at vi samlet set kan levere vores ydelse til dig.
Det kan f.eks. være konkret rådgivning og information, som er nødvendige for at de fx kan levere den bedste vejledning i forhold til jeres barn.
Hvis du har givet samtykke. Vi videregiver relevante personlige persondata til enkeltpersoner fx samarbejdspartner, der skal tilknyttes jeres barn, hvis vi har dit samtykke.
Dit samtykke og dermed videregivelsen til vores samarbejdspartnere dækker blandt andet over, at vores samarbejdspartnere må kontakte dig fx med henblik på vejledning af jeres barn.
Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne form for videregivelse.
Vores anvendelse af databehandlere i EU. Vi følger datatilsynets anbefalinger og overfører ikke data til lande udenfor EU medmindre de pågældende fungerer som vores databehandlere.
Du har mange rettigheder
I dette afsnit kan du læse, at du har en række rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine persondata, blandt andet at du har:
• Ret til at få forkerte persondata rettet
• Ret til at få indsigt i dine persondata og få udleveret kopi
• Ret til at få slettet dine persondata
• Ret til at kræve begrænsning
• Ret til at gøre indsigelse imod behandling
• Ret til at tilbagekalde samtykke
• Ret til at kræve oplysning om overførsel til lande og organisationer uden for EU
• Ret til at undgå profilering
• Ret til at klage over vores behandling af dine persondata
Hvis du vil vide mere, eller udnytte dine rettigheder, beder vi dig kontakte os via kontakt mail kontakt@bornespecialisterne.dk
Ret til at få forkerte persondata rettet
Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke er forkerte eller vildledende. Det gør vi ved at opdatere oplysningerne løbende, i takt med at vi får dem oplyst af jer som forældre, samarbejdspartnere eller kursister.
Du har ret til at få berigtiget (rettet) dine persondata, som vi er i besiddelse af.
Ret til at få indsigt i dine persondata og få udleveret kopi
Du har til enhver tid ret til at få indsigt i de persondata, vi har registreret om dig og få udleve-ret en kopi af persondataene.
Du kan også få oplyst formålene med behandlingen, hvor længe, vi opbevarer dine persondata, om vi foretager automatiske afgørelser (herunder profilering), hvem vi videregiver persondata-ene til og hvor vi har persondataene fra. Dette gælder dog ikke, hvis du allerede er bekendt med persondataene.
Vi gør opmærksom på, at retten til indsigt kan være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers persondata og til vores erhvervshemmeligheder.
Ret til at få slettet dine persondata
Du kan til enhver tid kræve at få slettet dine persondata, som vi er i besiddelse af. Hvis ikke vi længere har et formål med at være i besiddelse af persondataene, sletter vi dem hurtigst muligt efter din anmodning.
Ret til at kræve begrænsning af behandling
Du har til enhver tid ret til at anmode os om at begrænse behandlingen af dine persondata.
Ret til at gøre indsigelse imod behandling
Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod, at vi behandler dine persondata. Dette om-fatter retten til at gøre indsigelse imod, at vi anvender persondataene med henblik på markeds-føring. Vi vil hurtigst muligt tage stilling til din indsigelse, hvis du fremsætter en sådan.
Ret til at tilbagekalde samtykke
Du kan til enhver tid tilbagekalde det/ de samtykke, du har givet os.
Ret til at undgå profilering og at vi træffer automatiske afgørelser
Du har til enhver tid ret til at undgå, at vi laver profiler af dig og dine persondata eller træffer automatiske afgørelser.
Vi kan oplyse, at vi ikke laver profilering i vores virksomhed eller træffer automatiske afgørelser.
Klage
Vi gør alt, hvad vi kan, for at sikre, at dine persondata behandles betryggende og at dine rettigheder beskyttes optimalt og vi gennemgår regelmæssigt vores procedurer og håndteringen af persondata.
Hvis du mod forventning mener, at vi ikke behandler din henvendelse og dine rettigheder i overensstemmelse med lovgivningen, beder vi dig kontakte os, gerne pr. e-mail med teksten ”klage” i emnefeltet.
Du kan skrive til os på kontakt@bornespecialisterne.dk
Vi vil da ekspedere din henvendelse til den dataansvarlige medarbejder i vores virksomhed, således at eventuelle misforståelser og fejlopfattelser kan blive udredt.
Hvis du fortsat mener, at vi ikke behandler din henvendelse og dine rettigheder i overensstemmelse med lovgivningen, kan du klage til Datatilsynet via:
Datatilsynet
Borgergade 28
1300 København K
Telefon: 33 19 32 00
www.datatilsynet.dk
Hvordan opbevarer vi dine persondata?
Vi er forpligtet til at beskytte dine persondata. Både fordi det følger af lovgivningen, men også fordi vores egne interne, etiske regler kræver, at vi passer godt på dine persondata.
Vi benytter relevante og forsvarlige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at der ikke skabes uautoriseret adgang til de persondata, vi opbevarer. Formålet hermed er at sikre, at persondataene ikke anvendes, ødelægges, ændres offentliggøres eller på anden måde misbruges.
I dette afsnit kan du læse, at
• Vi har interne regler om informationssikkerhed i forbindelse med persondata
• Vi har implementeret IT-tekniske foranstaltninger
• Brugeradfærd er vigtig for at sikre tilstrækkeligt højt sikkerhedsniveau
• Vi orienterer berørte personer, hvis der opstår risiko for eller et egentligt databrud
Vi har i BørneSpecialisterne interne regler og procedurer om informationssikkerhed, som indeholder retningslinjer og procedurer.
Det inkluderer blandt andet, at persondata kun er tilgængelig for de medarbejdere og samarbejdspartnere, der har brug for det.
Medarbejdere, der har brug for at håndtere persondata, har underskrevet en tavshedserklæring.
Inkluderet i vores regler om informationssikkerhed er også, at vi løbende gennemgår med vores medarbejdere korrekt håndtering af persondata.
IT-teknisk har vi blandt andet implementeret følgende foranstaltninger:
• Installeret antivirus på alle de IT-systemer, der behandler persondata
• Installeret en forsvarlig adgangskode på computere
• Løbende backup af alle IT-systemer, der behandler persondata
• Installeret systemer til behandling af persondataene, som er i overensstemmelse med branchens krav og retningslinjer
• Begrænsning af adgangen til persondata, så kun de medarbejdere, der har behov for det, har adgang. Og kun i det omfang, det er nødvendigt.
• Undersøgelse af, om de persondata, vi anvender, kan bruges i anonymiseret eller pseudonymiseret form. Det vil vi gøre, hvis det ikke har negativ indvirkning på vores service og forpligtelser over for dig
• Indgået databehandleraftaler med leverandører, som behandler persondata på vores vegne, så vi sikrer, at behandlingen sker i overensstemmelse med lovgivningen og vores egne regler og etiske standarder
• Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle IT-, systemer der behandler persondata. Det gør vi for at sikre, at vi har et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for behandlingen af persondata
• Til video supervision anvender vi Microsoft Teams, hvor der trygt kan tales om person-følsomme emner.
Risikoen og ansvarsfraskrivelse
Den største fare for misbrug af persondata skyldes menneskers egen ageren.
Det er både op til den enkelte person at passe godt på sine egne persondata (bl.a. aldrig oplyse passwords til andre), ligesom det er op til vores virksomhed at tage højde for menneskelig ind-blanding.
Selvom vi har foretaget ovennævnte tiltag for at begrænse risici ved behandlingen af persondata, kan det ikke udgøre en 100% sikkerhed for, at der ikke sker utilsigtede hændelser.
Vi fraskriver os derfor ethvert tab som følge af utilsigtede hændelser relateret til vores brug og behandling af dine persondata i det omfang, vi kan gøre det i medfør af gældende lovgivning.
Vi kan således ikke gøres ansvarlig for tab af nogen art, som opstår relateret til brug af vores virksomhed, vores produkter og ydelser, vores hjemmeside, systemer, apps og anden software i det omfang, vi kan gøre det i medfør af gældende lovgivning.
Vi anbefaler, at du også selv iværksætter tiltag til sikring af dine persondata.
Det kan du gøre blandt andet ved at lukke din browser efter brug, ved at logge ud af alle konti efter brug, ved at installere antivirus- antimalware- og anden software, der kan forbedre sikker-heden på din computer.
Vi anbefaler, at du løbende opdaterer software, de apps du bruger, din computer og mobile devices og aldrig oplyser dit password til andre.
Underretning
Som nævnt har vi foretaget en lang række tiltag for at sikre behandlingen af dine persondata.
Skulle vores IT-systemer og andre sikkerhedsforanstaltninger alligevel blive kompromitteret, vil vi give dig besked uden unødig forsinkelse, hvis kompromitteringen indebærer en høj risiko for dine rettigheder og frihedsrettigheder.
Kontaktoplysninger
Vores virksomhed BørneSpecialisterne, herunder Karoline Wæde Enevoldsen, er dataansvarlige, og sikrer, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen:
BørneSpecialisterne
Bronzevej 11
5250 Odense SV
kontakt@bornespecialisterne.dk
www.børnespecialisterne.dk
CVR nr. 33867395
Opdatering af denne Persondatapolitik
Vi opdaterer vores persondatapolitik, når vi vurderer, at der er behov for det. Det kan eksempelvis være, når vi udbyder nye services og produkter eller ændring af lovgivningen.
Vi gør vores aller bedste for at passe på jeres oplysninger – Kontakt os endelig for spørgsmål.
De bedste hilsener fra BørneSpecialisterne
